SERANG – DISPORA, Menurut  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, tertulis bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Penyelenggaraan Kearsipan yang ditetapkan dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 bertujuan yaitu adanya jaminan perlindungan kepentingan Negara melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip dan adanya jaminan terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh  Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan Negeri maupun Swasta, Perusahaan Swasta,  Perseorangan, dan Arsip Nasional Republik Indonesia  sebagai Penyelenggara Kearsipan Nasional.

Dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Masyarakat mempunyai kewajiban untuk mengembangkan kearsipan. Arsip sangat berperan penting dalam kehidupan Bangsa dan Negara, oleh karena itu masyarakat ikut serta dalam pelaksanaan Kearsipan dan mempedulikan arsip sehingga nasib kearsipan tetap terjaga.

Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Banten sebagai salah satu perangkat daerah dalam peningkatan prestasi olahraga dan potensi pemuda yang mempunyai tugas dan fungsi sebagai katalisator dan dinamisator pelaksana pembangunan khususnya di bidang Kepemudaan dan Keolahragaan harus  dapat menciptakan iklim masyarakat yang mampu memberdayakan dirinya sendiri untuk ikut serta berpartisipasi dalam pelaksanaan pembangunan bidang Pemuda dan olahraga. Sehingga diharapkan dalam pelaksanaan pembangunan dapat berhasil guna dan berdaya guna dengan keterlibatan semua komponen masyarakat.

Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Banten terbentuk atas dasar Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah. Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Banten merupakan salah satu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten yang memiliki otoritas pada urusan kepemudaan dan keolahragaan.

Dalam rangka Penataan Arsip, Dinas Kepemudaan dan Olahraga menyelenggarakan Kegiatan Peningkatan Pengelolaan Kearsipan dan Pelayanan Perpustakaan yang bertujuan agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan organisasi perangkat daerah. Dimana kebanyakan data berkas laporan tidak tersusun dengan baik, sehingga metode pencarian data untuk pelaporan terkadang mendapat suatu masalah yang membuat instansi pemeritah terkhusus dibagian pengarsiapan terlalu sibuk mengurus data-data arsip setiap instansi pemerintahan.

Menurut Ibu Risya Silviana Rosha, selaku PPTK Kegiatan Peningkatan Pengelolaan Kearsipan dan Pelayanan Perpustakaan mengatakan bahwa tujuan dari penataan arsip adalah :

  1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
  2. Mengantisipasi adanya dokumen yang hilang.
  3. Efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan.
  4. Menunjang telaksanakannya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

Selain itu Dinas Kepemudaaan dan Olahraga pun bekerja sama dengan Tim Pendampingan Penataan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah melakukan pendampingan penataan arsip di ruang arsip atau Records Center Badan Pengembangan dan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Banten.

Kegiatan ini merupakan program kerja bidang Pengelolaan Arsip dibawah Kepala Seksi Pengeloaan Arsip Dinamis. Tujuan dari kegiatan tersebut adalah untuk melakukan pendampingan teknis penataan arsip di Records Center Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Provinsi Banten.

Kegiatan yang dilakukan dengan cara terjun langsung menata arsip yang ada di ruang arsip atau Records Center dengan mengikutsertakan para pengelola arsip Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah. Arsip yang ditata adalah arsip-arsip keuangan yang telah memasuki masa inaktif (arsip dengan tingkat penggunaannya sudah menurun) dan pendampingan penataan lembar disposisi pimpinan menggunakan sarana tickler.